Como fazer um evento online?

Eventos online são uma tática eficiente de content marketing. Compartilhamos neste post um roteiro de seis etapa para quem pretende criar seu próprio evento online.

1. Comece pelo objetivo

Muitas empresas erram ao não estabelecer para si próprias o que esperar de um evento online gratuito. Isso é um equívoco que você deve evitar. Antes de colocar em prática qualquer ação, defina o que você e seu time esperam do evento. Os objetivos mais comuns são:

Gerar cadastros, leads ou, em muitos casos, clientes.
Relacionar-se com seus clientes atuais, fortalecendo a relação de confiança com eles.
Posicionar sua marca como autoridade em seu segmento.
Perenizar o conteúdo de um evento presencial.

Estes são apenas os objetivos mais comuns, o que significa que você pode ter um objetivo específico, diferente destes.

Segundo o livro Killing Marketing, dentro do contexto do content marketing, o objetivo mais comum entre empresas que fazem evento online é a geração de leads.

2. Defina o tipo de evento online

Existem alguns tipos de eventos online, de modo que você precisará escolher qual deles vai usar.

Seminário Virtual: é um evento com duração mais longa e é composto de um conjunto de webinars ao vivo ou gravados — que podem facilmente ser convertidos em videoaulas a posteriori. Os eventos podem ser feitos pontualmente (em um ou dois dias) ou continuamente.
Webinar: é uma apresentação online de curta duração. Uma das referências para webinars é o americano Mike Agron, da Web Attract. Este e-book em PDF (em inglês) tem um ótimo roteiro de como fazer um webinar.
Série de webinars, normalmente realizadas em dias consecutivos dentro da mesma semana.

Em tempo: webcast também pode ser considerado um tipo de evento online, mas tem uma peculiaridade. Ele nada mais é do que a transmissão pela web de um evento presencial. Mas é considerado um evento online também.

3. Escolha a plataforma

Se você optar por fazer um seminário virtual, a parte mais crítica desse tipo de evento online é a transmissão do vídeo — especialmente se for ao vivo. Para isso, há algumas opções gratuitas e pagas:

Plataforma de streaming: existem opções pagas como DaCast, Livestream, Ustream, Wowza e Brightcove. Todas oferecem mais ou menos os mesmos recursos, inclusive de softwares que fazem o papel de uma mesa de corte. Este post (em inglês) da Filmora faz uma comparação destas e de outras plataformas similares.
Live video gratuito: o YouTube permite fazer transmissões ao vivo com ótima estabilidade. O Facebook também, mas tem menor estabilidade e menos versatilidade para incorporação em sites externos.
Dica importante: a ferramenta de código aberto OBS funciona praticamente como uma mesa de corte, pois permite que você alterne a exibição entre câmera, arquivo de vídeo, PPT, arquivo de áudio etc. Ela tem excelente integração com as lives do YouTube. E é gratuita.

Para hospedar todo o conteúdo do seminário de forma organizada, existem opções variadas. As mais simples permitem apenas espalhar o conteúdo pelo seu próprio site usando, por exemplo, um template de WordPress.

Nota do autor: como você talvez saiba, nós, da Tracto, também temos uma ferramenta para essa finalidade — o Seminário Virtual. Mas não vou além da citação da ferramenta sob o risco de prejudicar a isenção do post.

Se, no entanto, você optar por fazer um webinar (ou uma série), em vez de um seminário virtual, o ideal será usar ferramentas específicas para webinar. Alguns exemplos:

Este post da Business.com faz uma comparação (em inglês) entre algumas delas.

Uma opinião adicional nossa, na Tracto, é a seguinte: embora muitas empresas usem o Hangouts do Google, temos restrições a ele. Nos webinars que já acompanhamos ou que, a pedido de clientes, foram feitas com Hangouts, as dificuldades foram frequentes. Preferimos uma das ferramentas citadas acima. Mas lembre-se: esta é apenas uma opinião, uma preferência nossa. Você certamente encontrará no mercado pessoas que gostam de Hangouts. Ouça também a opinião deles e, assim, forme a sua.

4. Escolha o formato das apresentações

As empresas que fazem eventos online no mundo todo costumam utilizar o formato mais básico, que consiste em uma pessoa apresentando um power point — quase sempre ao vivo. Ocasionalmente, ela aciona a câmera também. Esse formato funciona, sim, e não há absolutamente nada de errado com ele. Use-o bastante, pois é simples e funciona.

Adicionalmente, saiba que é possível variar, especialmente se você puder gravar previamente parte do conteúdo que será exibido no evento online. Neste caso, você pode:

Exibir entrevistas in loco ou mesmo via Skype.
Produzir reportagens.
Exibir vídeos de terceiros.
Manter uma ou mais pessoas ao vivo na apresentação do Seminário Virtual entre um vídeo gravado e outro, numa dinâmica similar a programas de TV.

5. Defina o tema do evento online e o(s) palestrante(s)

O tema do evento dependerá basicamente da do propósito do seu conteúdo e do que prevê o seu plano de content marketing, caso você tenha desenvolvido um.

Já os palestrantes (ou entrevistados) podem ser:

Internos (colaboradores da sua empresa), especialmente se você tiver como objetivo posicionar-se como autoridade no assunto; ou
Externos (convidados), o que enriquece o conteúdo do seu evento online.

6. Divulgue o evento online

A divulgação de um evento online não é muito diferente da divulgação de outros conteúdos gratuitos. A eficiência dos canais depende muito da forma como a sua empresa já se comunica com o público. Mas, em linhas gerais, as formas mais eficientes de divulgação de um evento online são, pela ordem, estas:

E-mail para o seu próprio mailing.
Parceria com outras empresas que possam divulgar o evento online para as suas próprias bases. Muitas vezes, essas empresas são co-organizadoras do evento online — e por isso a divulgação as beneficia também.
Redes sociais, em especial LinkedIn e Facebook.

Nossa experiência

Desde 2011, realizamos, pela Tracto, mais de 300 eventos gratuitos de curta ou longa duração para nossos clientes — ou para nós mesmos. Com base nesta experiência, redigimos este post.

Este artigo foi originalmente publicado em 23 de dezembro de 2017 e vem sendo constantemente atualizado e enriquecido desde então.