Quando organizar um evento online, envie lembretes aos participantes

Em eventos online gratuitos, como webinars, é comum as pessoas se inscreverem e não participarem. Quando não há cobrança de ingresso, é esperado que entre 40% e 60% dos confirmados assistam à apresentação em tempo real.

Enviar lembretes aos inscritos ajuda a minimizar o percentual de ausentes. Em todas as mensagens pré-evento, seja breve no texto. E não se esqueça de informar data, horário e o endereço de acesso à sala virtual.

Esta sugestão de roteiro é composta de seis e-mails:

  1. No dia da inscrição. A mensagem deve ser disparada automaticamente.
  2. Na véspera do evento. As pessoas se inscrevem, mas esquecem o compromisso. Afinal, não terão de se deslocar para lugar nenhum. Quem se inscreveu com antecedência
  3. Na manhã do mesmo dia. Procure fazer esse disparo bem cedo. É uma forma de ajudar o participante a incluir o evento em suas tarefas do dia.
  4. Cerca de 1h antes. É quando você abre a sala virtual. Envie um aviso do tipo “a sala já está aberta”.
  5. Cerca de 10 minutos antes. Este é, por razões óbvias, o e-mail mais eficiente. Afinal, as pessoas estão quase sempre imersas em suas atividades de trabalho.
  6. De um a dois dias após o evento. Aos presentes, agradeça a participação. Aos ausentes, agradeça o interesse e deixe as portas abertas para os próximos. A ambos os grupos, envie links para os materiais prometidos ― apresentação e outras referências.

Rejeição zero
Um estudo do Localist divulgado em maio apontou que 82% das pessoas consideram muito importante receber lembretes do organizador. E 18% consideram importante.

Esses dados estão alinhados à minha percepção. Mediei ou apresentei 49 webinars pela Tracto desde junho de 2012. Entre os milhares de participantes, nunca houve reclamação ou pedido para sair da base por causa dessas mensagens. Afinal, elas são úteis.

Webinar
O conteúdo deste artigo faz parte do webinar que ministrei na terça-feira (2), intitulado “Webinar como tática de content marketing”. A apresentação está disponível abaixo para consulta e no canal da Tracto no SlideShare para download gratuito.

Cassio Politi é fundador da Tracto e do All Metrics. Foi em 2016 palestrante do Content Marketing World, o principal evento do tema no mundo, em Cleveland, nos Estados Unidos. Nesse mesmo ano, foi apontado pela Traackr como o 9º mais influente profissional de marketing de conteúdo da América Latina. E aparece na lista dos 50 mais influentes do mundo publicada pelo Top Blogger.

Foi eleito o profissional de content marketing do ano pela Digitalks em 2015. É desde 2014 o único sul-americano a compor o seleto júri do Content Marketing Awards. É autor do livro Content Marketing - O Conteúdo que Gera Resultados, publicado em 2013. Presta consultoria para grandes empresas brasileiras e multinacionais. Já conduziu palestras, treinamentos in company e cursos abertos em 25 estados.

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